Menyelamatkan Jempol dari Lem Kertas: Cara Otomatis Memasukkan Foto Siswa ke Kartu Ujian Menggunakan Mail Merge Word

Musim ujian semester di sekolah selalu membawa aroma yang khas di ruang Tata Usaha: tumpukan ratusan lembar kartu ujian yang baru keluar dari mesin fotokopi, gunting tumpul, dan tabung lem kertas yang isinya mulai mengering.

Di banyak sekolah, kartu peserta ujian mungkin sudah digenerate otomatis menggunakan Mail Merge. Namun ketika sampai pada urusan foto siswa ukuran 2x3 atau 3x4, prosesnya mendadak kembali ke zaman manual: staf TU menempelkan satu per satu foto cetak memakai lem hingga jempol lengket dan punggung pegal sampai malam.

Padahal Microsoft Word memiliki field code tersembunyi bernama { INCLUDEPICTURE } yang sanggup memanggil berkas foto langsung dari folder komputer berdasarkan NISN atau nama siswa secara otomatis.

Persiapan Berkas (Prasyarat Utama)

• Folder Foto Siswa: Kumpulkan semua pasfoto siswa dalam satu folder (misal: D:\FOTO_UJIAN\). Pastikan nama berkas foto diseragamkan dengan NISN, contoh: 0012345678.jpg.
• Database Excel: Buat satu kolom khusus bernama Foto di samping NISN dan Nama.
  Gunakan rumus Excel untuk menyusun path direktori:
  ="D:\\FOTO_UJIAN\\" & A2 & ".jpg"
  (Wajib menggunakan double backslash \\ agar dibaca dengan benar oleh Word).

Langkah Pengerjaan di Microsoft Word

1. Buka Desain Kartu: Buat tabel atau bingkai foto pada template kartu ujian Word yang sudah terhubung dengan database Excel.
2. Sisipkan Field Kode: Letakkan kursor di dalam kotak foto, lalu tekan tombol keyboard Ctrl + F9 hingga muncul kurung kurawal khusus { }.
3. Ketik Kode Pemanggil: Di dalam kurung kurawal tersebut, ketik kode berikut:
   { INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD Foto }" \d }
   (Catatan: Kurung kurawal untuk MERGEFIELD juga dibuat menggunakan Ctrl + F9).
4. Atur Ukuran Bingkai: Klik kanan pada bingkai foto, tentukan ukuran tinggi dan lebar sesuai standar kartu (misal: 3 cm x 4 cm).

Trik Mengatasi Foto yang Tidak Mau Berganti Otomatis

Jika saat menekan tombol Next Record gambar siswa tidak berganti, lakukan langkah penyegaran cache dokumen berikut:

• Klik menu Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents > Pilih All.
• Di dokumen hasil merge yang baru terbuka, tekan Ctrl + A untuk menyeleksi seluruh kartu.
• Tekan tombol F9 di keyboard. Seketika semua pasfoto akan ter-refresh dan muncul sesuai NISN masing-masing siswa.